Репозиторий процессов и жизненный цикл правил

Зачем нужен единый источник правил

Схема в личном файле, инструкция в мессенджере и шаблон в другой папке создают разные версии одного процесса. Нужен один понятный каталог: не тяжёлая BPM-система, а место, где команда находит действующий паспорт, схему, шаблон и дату review.

Минимальная структура

P-XXX — название процесса
├── паспорт: цель, границы, владелец, метрика, версия
├── схема: AS-IS или утверждённый TO-BE
├── материалы: чек-лист, шаблон, ссылка на систему
├── решения и изменения: что и почему поменялось
└── review: дата, факты, вывод и следующий шаг

В небольшой компании достаточно приватного репозитория документов или рабочей базы знаний с правами доступа. Заполненные версии не должны попадать в этот публичный учебник; правила хранения — в документе о заполненных данных.

Статусы процесса

Статус	Значение	Что можно делать
Черновик AS-IS	наблюдение ещё не подтверждено	исследовать и проверять на кейсах
На тесте TO-BE	новое правило ограниченно применяется	измерять эффект и фиксировать исключения
Действующий	правило утверждено и используется	обучать, контролировать и пересматривать
Архив	процесс заменён или больше не нужен	сохранить историю и ссылку на замену

Не помечайте процесс «действующим», пока команда не получила правило и не проверила его на реальном случае.

Когда пересматривать

Плановый review — раз в квартал для критичных процессов и раз в полгода для стабильных. Внеплановый review запускают изменение услуги, цены, команды, системы, обязательного требования, существенный инцидент или устойчивое отклонение метрики.

На review не переписывайте документ автоматически. Сначала ответьте: процесс выполнялся, результат изменился, причина понятна, старое правило стало препятствием или проблема в исполнении? Решение и дату пересмотра сохраните в журнале решений.

Удаление правил

Правила также создают стоимость. Если шаблон не используется, дубль инструкции не имеет владельца или контроль не снижает риск, переведите материал в архив с объяснением. Это защищает команду от «музея регламентов» и поддерживает ограничение простоты из спецификации.